Østsjællands Biavlerforening

1. Hvem er foreningens dataansvarlige?

Alle foreninger, der håndterer persondata, skal have en person, der er udpeget til dataansvarlig. Typisk vil det være formand eller kasserer.

 Formand for ØBF

Ole Ejlersen

Nymøllevej 34

4652 Haarlev

1. Med hvilket formål behandles persondata i foreningen?

Grundlæggende skal man have et sagligt formål for at registrere personer i et register.

-      Varetagelse af medlemsforhold, udsendelse af information og deltagelse i foreningens aktiviteter.

-      Kontakt i tilfælde af sygdomsudbrud i biavlen.

1. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Her bør oplistes de i foreningen behandlede personoplysninger.

Almindelige personoplysninger:

-      Navn

-      Adresse

-      Telefonnumre

-      E-mail

Og i relation til medlemskabet registreres:

-      Indmeldelsesår

-      Funktioner i foreningen

Særligt personfølsomme oplysninger:

-      Ingen

1. Oplysninger, som vi behandler oplysninger om.

Hvilke typer af personer behandles der oplysninger for?

I foreningen opbevares kun persondata for medlemmer samt venteliste til skolebigården.

1. Videregivelse af oplysninger.

Anfør hvem oplysninger videregives til.

-      Personoplysninger udveksles med Danmarks Biavlerforening gennem foreningens medlemssystem.

1. Sletning af personoplysninger.

Lokalforeningernes formand og kasserer kan logge ind i systemet og kan kun se en oversigt over indeværende års medlemmer og det foregående års medlemmer.

a)      Alle personoplysninger slettes fra lokalforeningen et år efter udmeldelse.

1. Opbevaring af personoplysninger.

Persondata i Danmarks Biavlerforening håndteres primært i medlemssystemet Winkas.

-      Persondata i foreningen forefindes i Danmarks Biavlerforenings medlemssystem, som kun kan tilgås af foreningens formand og kasserer.

-      Øvrige persondata forefindes på computer, som via kode kun kan tilgås af formanden.

1. Funktioner i medlemssystemet.

Man skal kunne dokumentere, hvem der har registreret hvad.

-      Når lokalforeningens formand eller kasserer foretager en ændring i medlemssystemet, så husker medlemssystemet dette. På den måde kan Danmarks Biavlerforening når som helst gå tilbage og se, hvem der foretog ændringer.

1. I tilfælde af brud på sikkerheden

Brud på datasikkerheden skal indberettes.

-      Hvis der i lokalforeningen opstår en situation, hvor persondata er blevet tilgængelige for andre end de personer, der har lov til at arbejde med dem, skal dette oplyses til Danmarks Biavlerforening. Anmeldelse skal som udgangspunkt ske senest 72 timer efter bruddet er konstateret til dansk@biavl.dk, sammen med en telefonisk henvendelse.